Почта России: современные решения для бизнеса

Современный бизнес внимательно следит за своей эффективностью. Вместе с этим Почта России усовершенствует свои услуги для того, чтобы компании могли оптимизировать свою деятельность и упростить работу с федеральным почтовым оператором.

Одна из таких услуг – электронные заказные письма. Организации Республики Коми, в том числе государственные, имеют возможность отправлять письменную корреспонденцию электронными письмами. Для этого нужно только подписать дополнительное соглашение к действующему договору.

Сервис электронных заказных писем позволяет клиентам отказаться от бумажных уведомлений от госорганов и прочих организаций, например, в сфере ЖКХ, и взамен начать получать письма в электронном виде.

Для этого получателям, зарегистрированным пользователям портала «Госуслуги», необходимо настроить доставку электронных заказных писем, выбрав получение юридически значимой корреспонденции в электронном виде.

Такие письма можно получить в два клика, отреагировать на них получится также оперативно, например, оплатить в режиме реального времени задолженность или штраф.

Подключение к сервису для физических лиц абсолютно бесплатно и не является обязательным – граждане вправе выбирать, каким способом получать адресованные им документы.

Если же адресат не имеет возможности получать письма в электронном виде, такие письма в установленном законодательством порядке распечатываются и доставляются обычным способом. Таким образом, Почта России гарантирует доставку писем, направленных с использованием сервиса, любым адресатам.

Для отправителей – юридических лиц Почта России предлагает решение «под ключ».

В этом случае схема очень простая. Предприятие присылает файл с данными. Почта России оказывает услугу по стандартному тарифу, в том числе бесплатное SMS-уведомление для электронного формата; материализация (печать, конвертование и франкирование уже входят в тариф); электронный документооборот; доступ к аналитике и отчетности.

Помимо предпочтовой подготовки и франкирования, включенных в тариф, клиент может получить дополнительную скидку на такие электронные отправления.

Личный кабинет – простое оформление и удобное отслеживание

Еще одна услуга, которую предлагает Почта России юридическим лицам, – новый бесплатный сервис собственного сайта «Личный кабинет».

В Личном кабинете удобно осуществлять предпочтовую подготовку отправлений, где расчет стоимости пересылки, заполнение и печать адресных полей производятся автоматически. Здесь сохраняется вся история работы с письмами, к которой можно обратиться в любой момент. Например, посмотреть, сколько писем отправлено, или отследить статус вручения конкретного отправления, найдя его в базе по дате отправления.

Важный момент – формирование всех документов производится нажатием одной кнопки.

При использовании Личного кабинета обработка корреспонденции значительно ускоряется, и ее статус отражается мгновенно.

Информация, поступающая из Личного кабинета в электронном виде, лишь сверяется с той, что на бумажном носителе. Эти новшества укладываются в общий вектор работы Почты России над ускорением обработки почтовых отправлений и наглядностью для клиента.

Бокс-сервис

Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей существует комплексная услуга «Бокс-сервис». В рамках договора клиенту предоставляется уникальный короткий адрес, который он сообщает своим контрагентам. Курьер Почты России доставляет в офис клиента письменную корреспонденцию, адресованную на этот короткий адрес, а также забирает для отправки исходящие письма и бандероли. Получение и сдача почты занимают не более десяти-пятнадцати минут и не требуют посещения отделения почтовой связи, что существенно экономит рабочее время.

Обмен корреспонденцией происходит по заранее согласованному графику, а конкретный день или дни клиент выбирает исходя из своей потребности. Услугой пре-дусмотрено пять вариантов периодичности обмена: от одного дня в неделю до пяти.

С оформлением все достаточно просто, и даже конверты не нужно надписывать ручкой. По договору клиент пользуется специальным Личным кабинетом на сайте Почты России, в который вносится информация об отправлениях (тип – письмо или бандероль, данные адресата, вес и др.). В Личном кабинете автоматически формируются электронные сопроводительные реестры, с бумажными версиями которых почта сдается курьеру, и готовые лицевые стороны конвертов для печати. Более того, заказной корреспонденции автоматически присваивается трек-номер, его можно передать адресату письма, а в дальнейшем отслеживать отправленную заказную почту непосредственно в Личном кабинете.

Наклеивать марки на письменную корреспонденцию при Бокс-сервисе не требуется. На исходящую почту клиента наносится оттиск франкировальной машины – знак почтовой оплаты, имеющий ту же силу, что и обычная почтовая марка. Поэтому для работы по договору нужны простые конверты без марки.

Оплата услуг производится по безналичному расчету. По окончании месяца клиенту предоставляются все первичные бухгалтерские документы, в том числе посредством юридически значимого электронного документооборота.

За консультацией по вопросам использования сервисов организации могут обратиться в отдел продаж УФПС Республики Коми по телефону 8 (8212) 20-37-89 или по электронной почте Sergey.Leonov@russianpost.ru.