Как уже сообщалось, с 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка. О том, как будет происходить этот процесс, что потребуется от работодателей и работников, 28 января в ходе пресс-конференции рассказала управляющая Отделением Пенсионного фонда РФ по Республике Коми Ольга Колесник.
Цифровые технологии стремительно внедряются в нашу жизнь: работающие граждане активно пользуются интернетом, совершают покупки, оплачивают счета, контролируют успеваемость своих детей через электронный дневник, получают электронные услуги. Не стала исключением и трудовая книжка. Зачем нужен этот переход в цифровой формат? Во-первых, для этого сложились определенные предпосылки, людям удобно хранить всю необходимую информацию в электронном виде и иметь удобный и быстрый доступ к этим данным.
Во-вторых, сегодня уже есть инфраструктура для того, чтобы эти данные обрабатывать, передавать и хранить. Таким образом, перевод бумажной трудовой книжки в электронный вид – своевременный и необходимый шаг. Электронная трудовая – это цифровой аналог обычной трудовой книжки. Она содержит все нужные сведения: анкетные данные о гражданине, наименование организации, места и периоды работы, кадровые мероприятия, их основания, то есть номера приказов и так далее.
Переход на цифровой формат будет добровольным. Можно сохранять бумажный вариант столько, сколько это необходимо. Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить у работодателя по последнему месту работы, в клиентской службе Пенсионного фонда, в МФЦ и в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда или на портале госуслуг. Для этого будет создан специальный раздел. Чтобы получить сведения в личном кабинете, не нужно дополнительно регистрироваться. В основном все граждане уже имеют учетную запись, поэтому достаточно ввести логин и пароль. Сведения из электронной трудовой книжки человек может распечатать и отправить по электронной почте туда, куда потребуется.
Начало формирования электронных трудовых книжек – 1 января 2020 года. Все периоды трудовой деятельности до этой даты в электронной трудовой книжке содержаться не будут.
Что в 2020 году надо сделать работодателям? Уведомить работников о возможности выбора способа ведения трудовой книжки. Эту работу все работодатели должны провести до 30 июня текущего года. А до 31 декабря этого года работающие граждане должны оформить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. У тех, кто выбирает бумажный вариант, трудовая книжка будет вестись как в бумажном, так и в электронном виде. Если же человек выбирает электронный вариант, то работодатель выдает ему бумажную трудовую на руки, и дальнейшая ответственность за ее хранение с этого момента будет на самом гражданине. Но при выдаче трудовой работодатель обязан уведомить работника об этой ответственности.
У тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году, сведения о периодах работы будут вестись только в электронном виде, без оформления бумажной трудовой.
Безусловно, работодателям надо внести изменения в локальные нормативные акты организации, настроить или установить программу для передачи сведений в Пенсионный фонд. Формирование электронных трудовых будет осуществляться в Пенсионном фонде на основании сведений, которые предоставляют работодатели. Если гражданин обнаруживает, что сведения, переданные в Пенсионный фонд, содержат либо неполные, либо недостоверные данные, у него есть право написать в адрес работодателя просьбу, чтобы он исправил или дополнил эти сведения.
Ольга Колесник подробно остановилась на отчетности, которую работодатели будут представлять в Пенсионный фонд для формирования электронных трудовых книжек. Первый этап отчетности – с 1 по 15 февраля текущего года. На этот год установлена ежемесячная отчетность до 15 числа. Что должны предоставлять работодатели в Пенсионный фонд для формирования электронных трудовых книжек? Данные обо всех кадровых мероприятиях в организации по каждому человеку. Кадровые мероприятия – это прием, увольнение, перевод работника и прием заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки. Если эти мероприятия состоялись в отчетный период, то работодатель представляет отчет в Пенсионный фонд. Если кадровых мероприятий не было в этот период, то отчет представлять не нужно.
В 2021 году ежемесячно, также до 15 числа, работодателю необходимо представлять отчетность по кадровым мероприятиям в Пенсионный фонд и дополнительно в течение одного рабочего дня с даты приема или увольнения – сведения в Пенсионный фонд. Какой-то дополнительной финансовой нагрузки на работодателей в связи с переходом на электронные трудовые книжки не будет. Потому что будут использоваться все те же программные продукты и каналы связи.
В чем еще удобство электронной трудовой книжки? В том, что гражданин имеет к ней доступ в режиме онлайн. Сейчас, если куда-то требуется выписка из трудовой книжки, работник обращается в отдел кадров или к секретарю, чтобы он это сделал. А в электронном виде можно просматривать сведения в личном кабинете. У кого нет возможности сделать это дома, можно будет посмотреть в Пенсионном фонде или в МФЦ. Если у вас для оформления каких-либо документов попросят выписку из трудовой, можно будет либо отправить ее по электронной почте, либо распечатать.
На вопрос, почему в электронную книжку войдут сведения только с 2020 года, Ольга Колесник ответила, что по этому поводу никаких комментариев нет, но, скорее всего, это просто слишком трудоемкий процесс, и на сегодня нет ни ресурсов, ни программного обеспечения, чтобы собрать все эти данные в электронную базу.
Галина ГАЕВА
Фото автора
Оставьте первый комментарий для "Все об электронной трудовой книжке"