В архив на вечное хранение

Член правления Коми регионального отделения Союза журналистов России Мария Кузьмина передала в архив хранившиеся долгие годы у нее дома документы партийной первички Коми книжного издательства. Ныне ни издательства, ни тем более партийной ячейки уже не существует, но документы, казалось бы, никому не нужные, несут в себе и историческую, и даже чисто практическую ценность. Это подтвердили архивисты – сотрудники главного хранилища документов республики.

Мария Кузьмина в конце 1970-х – начале 1980-х годов была главным редактором газеты «Молодежь Севера», заведовала сектором СМИ Коми обкома партии, трудилась старшим редактором Коми книжного издательства, консультантом пресс-службы главы республики. До нашего времени не дожили ни «Молодежь Севера», ни Коми книжное издательство, ни еще ряд старейших и некогда очень популярных печатных изданий. Часть из них закрылась в перестроечные годы, часть – много позже, и ветераны Коми журналистики очень переживают, что в период закрытия из-за неразберихи были утрачены многие важные документы. К примеру, Коми книжное издательство было ликвидировано в 2007 году. Мария Кузьмина рассказала, как к ней пришел сотрудник издательства с папками протоколов партийных собраний за 1981-1982 годы и спросил: «Возьмете? Если нет, то все это пойдет на свалку». Документы Мария Кузьмина забрала и хранила многие десятилетия.

Как оказалось, подобные документы могут пригодиться в будущем. Недавно в Национальный архив обратился один из бывших сотрудников Коми книжного издательства Михаил Васютов. Он хотел разобраться, почему у него такая маленькая пенсия. Возможно, хранящиеся в принесенных папках записи помогут ему, ведь в ведомостях напротив фамилий работников организации указаны размеры партийных взносов, которые в свою очередь зависели от заработка.

Как заверила посетителей заместитель директора Национального архива Елена Гуляева, в свое время фонды партийного архива были переданы в нацархив и сейчас хранятся в архивохранилище №2 по улице Южной, 7. Вторая половина этого хранилища отведена под архивы ликвидированных предприятий, где хранятся документы по личному составу работников. Данный отдел как раз и подтверждает стаж, заработную плату.

– Многих предприятий уже нет, люди идут к нам за подтверждением стажа для оформления пенсии. Поэтому был создан республиканский архив, который влился в Национальный архив в 2016 году и стал нашим отделом, – рассказала Елена Гуляева. – И принесенные документы очень важны. После специальной обработки и приведения в порядок они пополнят имеющуюся опись по Коми книжному издательству и найдут своих исследователей. Нередко большую роль играют даже косвенные сведения. Как раз по отчислениям, которые указаны в ведомости, бывший сотрудник Коми книжного издательства, если он был членом партии, сможет доказать размер своей зарплаты. У нас даже есть специалист, который занимается подтверждением стажа именно по партийным документам.

В Национальном архиве хранится опись документов Коми книжного издательства. На корочке описи указан срок существования организации – 1920-1994 годы. Теперь какие-то из переданных Марией Кузьминой документов пополнят эту опись. Но прежде архивистам предстоит провести экспертизу ценности.

– Перед нами две небольшие связки. Они еще не подшиты, вижу, что документы находились на скоросшивателях. Сейчас они просто лежат сложенные. Наша задача – провести экспертизу ценности – мы должны просмотреть сто процентов этих документов и выделить, что будет иметь значимость сегодня для нас как историков и над чем задумаются наши потомки, – прокомментировала фронт предстоящей работы Елена Гуляева.

Неизбежно возникает вопрос, почему документы не всегда и не в полном объеме попадают в архив, несмотря на то, что это прямая обязанность руководителя каждого предприятия и учреждения, прописанная в законе. За нарушения налагаются огромные штрафы, тем не менее подчас важные документы вместо архива оказывались и оказываются на свалке, а руководители закрывшихся учреждений не понесли за это никакого наказания.

– Вы коснулись очень больной темы, – признала, отвечая на вопрос журналиста «Республики», замдиректора архива. – В ведомственном журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» описаны просто аховые случаи по России, когда тысячами выбрасываются архивные документы. Но архивисты не могут сами наказывать тех, кто нерадиво относился к своим документам. Есть специальные организации, занимающиеся поиском безответственных руководителей и конкурсных управляющих. Управленцы несут так называемую субсидиарную ответственность, это выливается в миллионные штрафы. Национальный архив РК относится к Министерству культуры, туризма и архивного дела Республики Коми, на которое возложены полномочия осуществлять эти проверки, находить виновных, не обеспечивших сохранность документов. Тем не менее наказание само по себе не решение вопроса.

Со своей стороны, нацархив постоянно проводит для руководителей обучающие семинары, где разъясняются нормы закона и методика подготовки документации для передачи на хранение.

– Вся работа Национального архива Республики Коми строится на основании федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации». В законе четыре основных положения: хранение, комплектование, учет и использование документов. Это не просто слова, эти направления деятельности должны соблюдаться и в ведомственных архивах, и во всех организациях, на предприятиях, в учреждениях. Нацархив сотрудничает с 200 источниками комплектования, они ежегодно передают нам описи на утверждение и после истечения ведомственного хранения привозят свои документы на государственное хранение. Причем передача производится с передачей права собственности на эти документы, то есть все остается в руках государства, – отметила Елена Гуляева.

Особо она выделила статью 17, обязывающую руководителей любого ранга любого предприятия и учреждения обеспечивать сохранность документов, и статью 26, которая говорит об ответственности за нарушение законодательства об архивном деле, в том числе об утрате документов.

– Юридические лица, должностные лица, в том числе конкурсные управляющие, несут персональную ответственность – гражданскую, административную, уголовную, поскольку документы являются важной составляющей частью, почти что имуществом предприятия. Можно выбросить сломавшуюся мебель, можно оставить совершенно ненужные вещи и предметы, но документы ты обязан взять как самое ценное и дорогое на предприятии, когда оно закрывается, – подчеркнула замдиректора нацархива. – Эта проблема касается практически всех малых предприятий, когда они закрываются. Я работаю в архиве четвертый десяток, и на всех семинарах, с каждой трибуны мы говорим, что документы не должны быть выброшены. Есть государственные архивы, муниципальные, куда надо нести документы. Если бы информация, содержащаяся в документах, была не важна, государство бы не спонсировало архивы.

Главный архивист отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Елена Макеева напомнила:

– В каждом городе и районе есть свой муниципальный архив, и в случае ликвидации предприятия и при отсутствии вышестоящей организации документы по личному составу и документы, срок хранения которых еще не истек, должны передаваться именно туда. Так предписывает закон. Есть определенный обязательный перечень, который отбирается на постоянное хранение.

В последнее время многие предприятия переходят на электронный документооборот, появилось много электронных СМИ, сайтов. Коллега  Марии Кузьминой Людмила Сукач поинтересовалась, как хранится этот массив документов.

– Потихонечку мы, конечно, переходим на электронные рельсы. С 2013 года у нас есть методика работы с электронными документами, но скажу честно – нацархив не торопится с этой методикой, потому что это требует специальных штатов и затрат. Раз в пять лет нужно пересматривать этот электронный массив, чтобы реанимировать, а вдруг пропадет какая-то информация. И в любом случае все, кто запрашивает у нас информацию, просят ее распечатать. Кто хочет получить электронную информацию – пожалуйста, у нас есть читальный зал. Можно прийти со своей флешкой и скинуть на нее документы, которые переведены в электронный вид. Но большинство посетителей хотят по старинке получить документ на бумажной основе.

Здание Национального архива рассчитано на прием 800 тысяч единиц документов, но, по словам Елены Гуляевой, эта черта давно пересечена, и сейчас здесь хранится порядка полутора миллионов документов на бумажной основе:

– Будущее, конечно, за электронными документами. Мы просим, чтобы были созданы дополнительные условия для приема документов на электронной основе. Начало положено – министерство национальной политики потихоньку стало передавать нам документацию на оптических дисках. Есть специальная методика переброса документов с бумажной основы на электронную. Но в то же время пока есть проблемы с электронными документами. Если такие документы не контролировать, не обеспечивать надежную сохранность, температурно-влажностный режим, они могут исчезнуть, потеряться и так далее. Бумага есть бумага, мы пока придерживаемся традиционной политики и методики. Благодаря этому документы сохраняются 700 лет. Электронные же документы подвержены миграции. Тем не менее за ними будущее, и надо готовить условия и хорошую крепкую базу для приема электронных документов.

В ходе разговора зашла речь и о личных архивах известных людей. Кто-то сам готов передать их на вечное государственное хранение, а кто-то вовсе об этом не заботится. Оказывается, существует множество нюансов, и то, что подчас кажется важным для обладателя личного фонда, не представляет исторической ценности и наоборот. Определяет это экспертно-оценочная комиссия.

– Иной раз при всем уважении к человеку в архив нечего у него взять – программы, переписка, поздравительные открытки – это не те документы, которые можно передать в архив в составе личного фонда. Они могут быть переданы в составе какой-то коллекции – у нас есть коллекции деятелей культуры, в составе документов творческих союзов и так далее. Но они не тянут на отдельный фонд, – призналась Елена Гуляева, которая много лет возглавляет экспертно-оценочную комиссию.

Некоторые граждане отказ принять их записи на государственное хранение воспринимают с большой обидой, но архивисты, как отметила Елена Макеева, руководствуются не тем, как сам себя оценивает человек, а должны смотреть вперед, через столетия. В качестве примера она привела коми актера, народного артиста СССР Ивана Аврамова, с чьим именем связаны важные страницы республиканского драмтеатра.

– Говорят, когда Иван Иванович вышел на пенсию, из его кабинета все повыкидывали, в итоге в фонде нет ничего, за исключением его записных книжек и рисунков, эскизов костюмов, которые он делал к спектаклям. Но фонд мог быть намного богаче, куда делись документы – неизвестно, – поведала Елена Макеева.

Под занавес разговора ветераны журналистики спросили, относятся ли к архивным документам печатные издания.

– Газеты не включаются в состав архивного фонда России, который хранится вечно. Но как без газет? Газеты – это тоже очень интересный фактический материал, который запечатлел жизнь граждан в определенный период. Сейчас, например, мы работаем над сборником «Городская Усть-Сысольская дума». Хорошо, что сохранились журналы заседания этой думы. Кстати, в числе заседавших был и Андрей Андреевич Цембер, который является основателем нашего архива. Вопросы интереснейшие, рукописные материалы – зачитаешься. У нас есть годовые подшивки многих газет, и к нам часто обращается Национальная библиотека, потому что у них не весь состав. А в Национальном архиве, например, есть такая газета, как «Вöрлэдзысь», они сканируют ее и берут себе. Подшивки в открытом доступе – любой читатель может прийти в читальный зал и поработать с ними, – заключила Елена Гуляева.

Галина ВЛАДИС

Фото автора